WinEst/GC es un software para hacer presupuestos, fabricado por Trimble. Es muy completo y confiable. Tiene funciones muy interesantes, como usar una base de datos centralizada para información de precios y de items. De esta manera uno puede tener en la base de datos información de precios, consumo de horas, y cosas por el estilo, y usar esos datos en todos los presupuestos. Lo cual ahorra el tiempo que típicamente usa uno en tener que idear precios y rendimientos en cada presupuesto.
Aparte de todo eso, WinEst maneja la información de una forma estructurada y tabular, lo cual facilita posteriormente hacer análisis más avanzados con herramientas externas (como por ejemplo Python o Power BI).
Una de esas cosas interesantes que tiene el programa, es que se pueden importar datos desde archivos externos a WinEst. Eso nos permite intercambiar datos entre Excel y WinEst, o incluso entre Revit y WinEst. Si tenemos un reporte de cantidades (schedule) en Revit y lo importamos hacia WinEst, podemos ahorrarnos el trabajo de transcribir línea por línea desde el schedule de Revit hacia el presupuesto de WinEst.
Cómo se importan datos de Revit a WinEst?
El secreto para importar datos de Revit hacia WinEst es usar un archivo intermedio para intercambiar información. Desafortunadamente, no hay manera de enlazar un modelo Revit directamente a WinEst. Pero está limitación lo solucionamos de forma muy simple exportando de Revit a un archivo CSV y luego importando ese CSV a WinEst.
El proceso para trasladar datos de Revit a WinEst
Este es el proceso que típicamente uso para enviar datos de Revit a WinEst, y que por lo general me da buenos resultados:
- Elegir un filtro. Lo primero que hay que saber es que WinEst no tiene ningún orden especial en el que ocupe la información: lo que va a hacer es importar las columnas del archivo csv, en el mismo orden que muestra el filtro que seleccionemos para la importación. Si el filtro que elegimos tiene primero Takeoff Quantity, segundo Description, tercero Takeoff Unit, WinEst entenderá que ese es el orden que lleva el archivo CSV.
- Exportar los datos: exportamos nuestro schedule desde Revit hacia el archivo CSV. También si ocupamos, podemos trasladar la información de Revit a Excel/Python/R vía el CSV, hacemos ediciones y ajustes, y volvemos a exportar un CSV para importar a WinEst los datos ajustados.
- Revisar el orden de columnas. No está de más decirlo: es muy importante que coincidan las columnas del filtro con las columnas del CSV. De lo contrario, vamos a generar errores al importar e incluso podríamos destruir por completo tablas de WBS, codificaciones, notas, etc.
- Revisar el separador decimal. Uno de los problemas que se dan más frecuentemente a la hora de importar datos hacia WinEst, tiene que ver con el separador decimal del sistema. Hay que tener mucho cuidado de que el separador del archivo CSV coincida con el separador que está esperando WinEst. De lo contrario van a haber problemas en las cantidades y números. Van a obtener cantidades multiplicadas por 1000, o cantidades decimales que deberían ser enteras. Recuerden que Revit usa el separador decimal que uno le configure (no el del sistema!), lo cual da origen en muchísimos casos a este problema.
- Quitar formatos y separadores de miles. La información que ocupa WinEst es tabular. Sin formatos, sin unidades, sin agrupar dígitos, sin separador de miles. Quiten esas opciones en Revit. Asegúrense que Revit les exporte números puros, sin elementos de formato.
- Importar. En el menú Tools, se encuentra el comando Import Items, que permite importar la información. La opción que típicamente uso es “From text file…”
- Definir filtro. Antes de importar, recuerden indicarle a WinEst qué filtro tiene que usar como referencia para las columnas. Si no especifican bien el filtro, pueden dañar seriamente su presupuesto!
- Importar. El resto del proceso consiste en marcar las casillas según lo que queramos que haga WinEst con la información que recibe, especificar el archivo fuente para los datos, y presionar Import.
Típicamente las casillas de la ventana Import las configuro de esta forma:
El filtro lo uso en UNIFORMAT, porque me gusta. Pero si tienen otro filtro favorito para importar, pueden usarlo sin problema.
También pueden variar los checks de la DB si desean, todo depende de cómo quieran que interactúe la información que importan, con la base de datos que estén utilizando.
Errores al importar en WinEst
Ahora si, la parte triste de todo esto: hay muchos errores que pueden ocurrir a la hora de importar datos hacia WinEst. Ya mencionamos los más frecuentes, que generalmente tienen que ver con que WinEst no no entiende bien las cifras que le estamos trasladando.
Pero también, hay otros errores que pueden ocurrir. Uno de los más frecuentes es tener información incorrecta, en los campos que dependan de tablas.
Por ejemplo si importan una cifra que son “16 mcub”, WinEst felizmente agregará la unidad “mcub” a su presupuesto. No entenderá que tiene que reemplazar mcub por “m3”, ni les dirá gran cosa al respecto.
O si tienen un WBS definido en las tablas de su archivo, e importan datos con WBS inválidos, WinEst felizmente agregará los WBS inválidos a la tabla. Y aquí es donde digo que uno fácilmente puede destruir un presupuesto si no tiene cuidado al importar: si invierten el orden (por ejemplo) del WBS2 y el WBS3 en su archivo fuente, WinEst alegremente agregará todas las líneas de WBS3 al WBS2 y viceversa! O si no tuvieron cuidado y hay un valor de WBS2 escrito de 10 formas diferentes, WinEst terminará con 10 versiones diferentes de ese mismo valor en la tabla de WBS.
También, si en su archivo hay códigos Divison/Major/Minor section inválidos, WinEst probablemente no les dirá nada. Los importará como si fueran válidos. Y les generará todo un enredo y falta de concordancia entre Division, Major y Minor.
Hay ciertos errores que WinEst considera críticos al importar, y si los encuentra detiene el proceso de importación por completo. Pero no son la mayoría.
Hay que tener mucho cuidado con la información que se le da para importar a WinEst, y la manera en que se le da. Si no tienen cuidado, se lo van a lamentar!
Puedo usar assemblies e información de mi base de datos con import?
Los assemblies es un tema que no empata bien con WinEst a la hora de importar. WinEst entiende que le estamos dando renglones independientes al importar, que no pertenecen a ningún assembly. Y no hay forma de asignarles assemblies durante la importación.
Sí, hay campos de datos filtrables en WinEst que tienen que ver con el parent assembly y su información. Pero estos no los podemos modificar ni asignar vía una importación.
Es una de esas carencias con las que tenemos que vivir. Si les fuera estrictamente necesario tener assemblies, siempre está la opción de crearlos manualmente, y trasladar a ellos los datos después de la importación.
Qué sucede si cambio mi modelo Revit, después de importar?
Ese es un tema complicado. WinEst no puede “actualizar” renglones vía importación. Esto es, no podemos importar un CSV actualizado, y que WinEst reemplace las cantidades viejas con cantidades nuevas.
A la hora de importar, WinEst no crea ningún tipo de seguimiento para los renglones. Aunque dos renglones sean idénticos, WinEst entiende que son independientes y nuevos, y cree que no tiene nada que ver uno con el otro. Si importan un CSV, lo actualizan, y lo vuelven a importar… van a tener 2 copias de cada renglón, y la segunda tendrá los cambios que hayan hecho.
Para actualizar la información en WinEst una vez importada, lo que tenemos que hacer es simplemente borrar los renglones viejos e importar el archivo CSV nuevo.
Lo cual, por supuesto, puede ser un problema grande. Si ya tenemos 200 renglones del presupuesto importados a WinEst, codificados, clasificados por WBS, con Bid Item, y con toda la información relevante de precios y suppliers y demás… no podemos alegremente borrarlos y volverlo a hacer todo!
En ese caso, puede ser mejor simplemente revisar uno por uno los renglones del schedule de Revit, e ir digitando los cambios en WinEst manualmente. Suena a mucho trabajo, pero mi experiencia hasta el momento ha sido que entre hacer eso, y volver a asignar toda la información a los renglones nuevos, casi siempre sale ganando la actualización manual.
Si, uno podría jugar con indicadores usando columnas USER, o usar las columnas “changed” de WinEst para tratar de detectar los cambios una vez hecha la nueva importación. Pero nuevamente: es tan variable y tan complicado hacer eso, que sale ganando la actualización manual en estos casos.